Comment faire un bon feedback, c'est-à-dire un feedback efficace et constructif ?

En 2022, une étude de Capterra révèle que 65 % des employés français ressentent un manque de reconnaissance au travail.

Le problème, c’est que la reconnaissance au travail est un pilier essentiel du bien-être et de la motivation, et par conséquent, un levier majeur pour stimuler la productivité des employés.

Pour apporter cette reconnaissance, il existe un moyen simple pour le manager : le feedback. Il permet aux employé(e)s d’avoir un retour sur leur travail et aux managers de maintenir un cadre de travail sain pour l’entreprise.

Dans cet article, nous allons voir :

• l’importance de faire des feedbacks
• les 6 ingrédients d’un bon feedback
• une méthode imparable pour le mettre en place

il existe 2 raisons pour lesquelles il faut faire des feedbacks :

1. encourager les bons comportements, remercier
2. recadrer, changer un comportement

Partons sur là 1ère raison. L’objectif est simple, vous devez encourager les bons comportements de votre équipe en les remerciant, en les valorisant, de façon à ce qu’ils prennent connaissance de leur atouts et qu’ils continuent dans cette direction. Si vous ne dites pas à votre employé que son travail est toujours très détaillé ce qui vous fait gagner du temps de recherche par la suite, il ne sera pas que ce qu’il fait est bénéfique à l’entreprise et il risque alors de vouloir tester d’autres stratégies, de changer son comportement dans l’attente de votre approbation sur son travail. Ce sera une perte de temps pour l’entreprise car le fonctionnement initial de votre employé n’avait pas besoin d’être modifié. Un autre point à prendre compte est que si votre employé s’essouffle à force d’essayer d’obtenir votre approbation sur son travail, il risque de ressentir une baisse de motivation et donc de perdre en productivité.

D’autre part, l’objectif d’un feedback est aussi de mettre en lumière ce qui a besoin d’être changé pour agir dessus. C’est le cas par exemple d’un comportement à recadrer. Le but du manager est donc de communiquer à son collaborateur ce qui a besoin d’être changé pour que celui-ci puisse dans un 1er temps, être au courant, puis prendre des dispositions nécessaires. Si votre employé prend l’habitude d’arriver 15 min en retard à vos réunions, que cela vous dérange, mais que vous ne communiquez pas ce point à votre salarié pour éviter “une discussion difficile pour une futilité”. votre employé continuera d’arriver en retard pensant que la ponctualité n’est pas si importante pour vous.

Un feedback est un moment d’échange et d’écoute, et il ne peut donc pas être réalisé n’importe où ni n’importe quand. Privilégiez un endroit calme et fermé et prenez le temps de prévoir un créneau horaire convenant aux deux parties.

Un feedback a pour intention de faire progresser vos employés. Un feedback bienveillant renforce les comportements souhaités par le manager et crée un environnement de travail basé sur la confiance.

Un seule sujet spécifique permet une plus grande clarté et offre une meilleure visibilité à l’employé sur ses moyens d’action. S’éparpiller sur plusieurs sujets risque de créer des erreurs de compréhension et de freiner la résolution du problème.

Un feedback avec une intention particulière se concentre sur des points spécifiques à améliorer, ce qui facilite une progression ciblée et alignée avec les priorités de l'entreprise.

Un bon feedback ne repose pas sur des interprétations ou des hypothèses, mais sur des faits, des chiffres et des constatations réelles et spécifiques. Il doit rester objectif et être accompagné d’exemples concrets pour éviter toute contestation. Plus il est détaillé et objectif, plus il sera compris et assimilé par l’employé, qui pourra ensuite mettre en œuvre des actions concrètes pour progresser.

Le manager doit s’assurer que l’employé a compris comment changer et qu’il a les outils et ressources nécessaires pour ce fait. Un feedback efficace doit donc guider l’employé vers des actions concrètes et fournir les éléments nécessaires pour progresser de manière tangible.

Pour vous aider à appliquer ces 6 ingrédients lors de votre prochain feedback, nous, on adore la méthode DESC. Cette méthode permet de structurer un feedback pour le rendre clair, précis, formulé avec bienveillance et orienté vers l'action. Cette méthode a été directement inspirée de Marshall Rosenberg, le créateur de la Communication Non Violente (CNV), conceptualisée dans les années 1960. Dix ans plus tard, Sharon Anthony Bower et Gordon H. Bower, séduits par les travaux de Rosenberg, ont développé la méthode DESC.

Mais Qu'est-ce que cela veut dire ?

Le DESC est l'acronyme des différentes étapes du feedback : D pour Décrire, E pour Exprimer, S pour Spécifier et C pour Conclure. Voici une explication plus approfondie :

La 1ère étape, c'est le D, c'est-à-dire : DÉCRIRE .

Avant même d’apporter une réflexion sur le problème ou des solutions, le meilleur moyen de cibler correctement le problème lors d’un feedback est de revenir sur les faits. Prenez le temps de décrire la situation et les actions qui ont été accomplies, qu’elles soient bonnes ou mauvaises, pour pouvoir ensuite analyser plus en profondeur le cœur du problème. Votre discours doit imperativement se rapporter aux faits

Exemple 1: “Ce matin, tu es arrivé(e) avec 15 minutes de retard et j’ai dû répéter les informations....”

Exemple 2: “Lundi dernier, je vous ai confié un rapport important, et vous me l’avez rendu non seulement extrêmement complet, mais aussi bien avant la date limite...”

Le E pour EXPRIMER :

Essayez maintenant de déduire les conséquences logiques des faits énoncés précédemment. Pensez aux conséquences sur vous, vos collègues, l’employé lui-même et l’entreprise dans son ensemble. C’est aussi le moment de faire parler vos sentiments. Mettez en avant ce que vous ressentez vis-à-vis de la situation et invitez votre interlocuteur à faire de même.

Exemple 1: “… Nous n’avons pas eu le temps de tout terminer, et j’ai ressenti de la frustration de ne pas pouvoir tout dire.…”

Exemple 2: “…j’ai donc pu prendre de l’avance sur ce projet et le démarrer plus tôt que prévu…”

Le S pour SPÉCIFIER :

C’est le moment pour vous et votre employé de réfléchir ensemble à d’éventuelles solutions face au problème énoncé. Comment pourriez-vous influencer la situation ou, si cela n’est plus possible, quelles leçons tirer pour la prochaine fois que la situation se présentera ? Prenez le temps de lister plusieurs solutions, de les évaluer et de les partager afin de maximiser vos chances de trouver un consensus sur la résolution du problème.

Exemple 1: “…J’aimerais que tu sois à l’heure pour les réunions. Est-ce possible pour toi ?…”

Exemple 2 : “…Je vous en remercie et je vous prie de maintenir cette rigueur et cette efficacité à l’avenir. Vous pourriez peut-être transmettre vos astuces au reste de l’équipe…”

Et le C pour CONCLURE : Prenez un moment pour choisir la solution la plus efficace et mettez en place des actions pour la rendre réalisable. C’est également le moment de mettre en évidence un calendrier co-décidé pour la suite.

Exemple 1: “…OK, donc tu t’engages à... Comme ça, le temps de chacun sera bien utilisé.”

Exemple 2 : “…Nous convenons donc d’un moment en équipe pour partager avec eux vos performances.”

Pour résumer cette méthode de manière visuelle, voici un schéma qui reprend les points clés de la méthode DESC:

Un feedback efficace est un outil indispensable et bénéfique, tant pour le manager que pour l’employé. En adoptant de bonnes pratiques, telles que la méthode DESC, vous créez un environnement de travail basé sur la confiance, propice à l’épanouissement professionnel et au succès collectif.

Pour démarrer votre routine de feedback, définissez un créneau hebdomadaire, de 15 minutes à 1h en fonction du niveau de seniorité de la personne managée.. Rappelez-vous qu’un changement ne se fait pas en un jour. Il faut être patient et accepter de répéter plusieurs fois les mêmes observations avant qu’elles soient intégrées.

Par ailleurs, un des éléments clés pour faire des bons feedbacks : le préparer !! Préparez le feedback à l’avance, en commençant par valoriser les points positifs et les efforts fournis. Ensuite, abordez les axes d’amélioration avec des propositions de solutions concrètes.